文│江欣怡

去年的賣座電影《穿著Prada的惡魔》經典的一幕戲:惡魔老闆梅莉史翠普一早進辦公室,要助理(安海瑟威飾)去找還未出版的哈利波特草稿,給她雙胞胎女兒?#92;讀。剛出社會又一心想要把這份工作做好的助理戰戰兢兢,透過之前巧遇的人脈,在最後一刻找到了哈利波特草稿。當她把草稿放在老闆辦公桌上,梅莉史翠普挑著眉問:「怎麼只有一份,難道要我那兩個雙胞胎女兒輪流看嗎?」安海瑟威氣定神閒回答:「這是第三份,其他兩份我已經交到在旅途中的雙胞胎手上了!」而這時,梅莉史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼,眼神裡閃過了一絲驚訝與佩服…… 
★在瑣事裡找到價值
  
觀眾看到的是影片中惡魔老闆的惡魔行徑,但是對老闆身邊的貼身助理或祕書來說,真正的好祕書、好助理,就是能夠把老闆交代的事項辦得比老闆想像的更好! 但如果真要問,祕書、助理的工作,究竟是些什麼?「就是老闆要你做什麼,你就得做什麼。」只要做過祕書的人都會這樣回答,他們也自嘲為「辦公室裡的百科全書」。

根據台北市專業祕書暨行政人員協會統計,祕書工作的職稱非常繁雜,除了祕書之外,行政助理、行政專員、協調員(coordinator)、特助、管理師等都偏向祕書的工作。而祕書每天的工作,包括老闆的時程安排、會議管理、辦公室管理、電話應對及訪客接待、組織溝通協調、員工關係與公共關係等,工作內容十分繁雜。

不過,如同影片中小助理的表現讓老闆驚訝,最後還讓她取代第一助理的位置,隨同前往巴黎參加一年一度時裝秀的盛會,坐上千萬女孩夢寐以求的職位。儘管祕書行政人員的工作很多都是「瑣事」,但如果能在這些日常事務當中做出不一樣的表現,甚至在老闆的思維之下替老闆先考慮到,不僅老闆看得到你的表現,你也會以這樣的職場制高點,找出自己的工作價值,進而將自己做大。

★第1招:先把小事做好

安海瑟威的神奇遭遇只是電影情節嗎?那可未必,目前檯面上?#92;多職場總經理,不少都從祕書或助理起步,像是IBM總經理童至祥,就從IBM的行政祕書開始做起,摩根富林明證券台灣區總經理高桂卿、前紐約人壽總經理任醒怡也都從祕書、助理做起。但如何在祕書的工作中把自己做大?有豐富祕書經驗的安麗日用品總經理祕書游美未便說:「你要先做對每一件小事,才能把祕書的工作做大。」祕書的工作其實沒有範圍。對內,要處理所有跟老闆有關的事務,甚至還要處理老闆家裡的事務;對外,則要打好老闆跟他的老闆、部屬、客戶、朋友的關係,因此,個性圓融、不強出頭才能成為頂尖的祕書或助理。

根據104人力銀行針對250位主管的調查發現,主管認為,祕書或行政人員最需要具備的條件便是工作細心、有責任感、主動積極這三項特質。祕書實戰經驗豐富的游美未則認為,除了能幹,祕書還要有善解人意的特質。

★第2招:適切的向上管理

面對不同老闆,祕書也應該適時因應,才能讓老闆立即抓到重點。台北市專業祕書暨行政人員協會監事長陳芬珊就說:「老闆的個性決定了祕書工作的方式。」她觀察到,老闆大概分為四種類型:第一種指揮型的老闆,喜歡祕書或助理講話講重點;第二種類型則是社交型的老闆,這類型老闆喜歡作公關,所以當祕書的就要有時時刻刻把他的注意力拉回來的能耐;第三種是協調型老闆,這種老闆會以大局為重,有些時候想得比祕書更為周到;最後一種類型則是分析型老闆,喜歡思考並且嚴守時間管理。

陳芬珊還發現,多半的老闆屬於指揮型跟分析型,「所以,面對前者,祕書若有事要請示,要給老闆是非題而不是選擇題;但面對分析型老闆,你要給他大量的資料,他也比較喜歡聽到你的建議。」陳芬珊說。因此,面對不同老闆,你的「向上管理策略」也極為重要。

★第3招:技能與態度並重

只是,通常身為祕書或助理,別人很難看得到你的績效,只有老闆看得到你真正的表現。想讓自己有更多的籌碼往上跳,就得多表現自身的附加價值。

其實,在日常的工作範圍內,祕書還是有展現不同能力的機會。游美未說:「如果你爭取內部訓練、公關、專案管理、客戶關係、人力資源、員工關係等等的工作,甚至具備語文能力,或可以為老闆做出清晰的月╱季報表的話,對老闆的重要性不僅會增加,別人也容易看得到你的表現。」

永豐棧麗緻酒店副總經理徐淑麗從祕書做起,當祕書的同時,她不斷學習英、日文,甚至還考上廚師執照;而且,徐淑麗主動請調各部門,她歷經訂席、值班、?#92;務;等到徐淑麗不想再當祕書時,已經有兩個部門的主管位置等著讓她選,也讓她極為感謝過去那段磨練時期。

除了不斷增進自己的工作技能以外,態度更是能否把自己做大的重要關鍵。尤其,現在年輕人經常忽略的「職場倫理」,也是向上晉升的重要元素。從特助做起的台灣斯沃琪瑞表有限公司(The Swatch Group, Taiwan)副總經理張正勳就認為,所有的專業都是可以被訓練的,但什麼位置做什麼事情,千萬不要在自己還未做大前,就先膨脹自己。反倒是先懂得與人結好緣,不口出惡言,把老闆交付的任務當作磨練自己的考驗,才是真正能做大的關鍵。

成?#92;,並不是非要將自己做大不可,但開拓大格局,卻經常是從一個微不足道的起點出發,站上浪頭趁勢而起就能事半?#92;倍。有幸作為祕書或助理,第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳,還有什麼更好的職場導師?千萬別錯過這個寶貴的學習機會。
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